ENGINEERINGNET - De mutualiteit koopt jaarlijks 30 miljoen teststrips voor 60.000 diabetici. De strips werden in 2014 gekocht bij 2.200 leveranciers.
Medio 2015 is dit teruggebracht naar 5 leveranciers. De prijs per strip gaat van
0,60 euro naar 0,27 euro. In voorgaande jaren is dus steeds 120% teveel betaald.
In mijn adviesopdrachten kijk ik ook naar het aantal leveranciers. Tussen de 1.000 en 1.600 leveranciers is geen uitzondering.
U kunt zich voorstellen wat een administratieve last het is om alleen al de basisgegevens van die leveranciers bij te houden. Waarom hebben onderhoudsdiensten zoveel leveranciers?
Ik ga u verrassen. Er is geen goede reden.
Laten we beginnen met de grijpvoorraad.
U weet wel: handschoenen, schoonmaakmiddelen, vijzen, moeren, noem maar op. Hoog verbruik, lage item-waarde. Er zijn gespecialiseerde leveranciers met een zeer groot assortiment. Ze komen zelfs voor u de voorraden tijdig aanvullen, mitsu dat wenst. Meer dan 2 of 3 van dit soort leveranciers is niet nodig.
Voor algemene reservedelen (lagers, ventielen, schakelaars, kleppen)
geldt hetzelfde: voldoende leveranciers met een uitgebreid assortiment. En standaardisatie en typisatie, ik bedoel eigenlijk discipline bij uw engineerings- en aankoopafdeling, helpen natuurlijk enorm bij het in bedwang houden van de variëteit aan artikelen.
Specifieke reservedelen
vormen een categorie die kan zorgen voor een groot aantal verschillende leveranciers. Maar over hoeveel reservedelen spreken we dan eigenlijk? In de praktijk valt het mee.
Want speciale, misschien zelfs voor u ontworpen installaties bevatten veel niet zo speciale componenten. Al zal de leverancier/constructeur u dat niet altijd graag verklappen. En hoeveel van die specifieke installaties heeft e eigenlijk?
Persoonlijke voorkeuren
Uit het bovenstaande blijkt dat er moeilijk een rechtvaardiging is te vinden voor enorme aantallen leveranciers. Waarom zijn er dan zoveel? Natuurlijk zijn er historische redenen, en onderschat ook niet de persoonlijke voorkeuren van mensen.
De leverancier om de hoek die je, als je in problemen zit, alles op alles zet om je in de kortste tijd te voorzien van het dringend noodzakelijke onderdeel, is waardevol.
Zeker als het je neef of buurman is. Voor grotere hoeveelheden doe je misschien een beroep op een ander, maar houdt je buurman vooral te vriend.
Een andere reden ligt bij de afdeling Aankoop. Die houden vaak niet van single sourcing. Onzin natuurlijk. Je kunt zakelijke afspraken maken, juist bij single sourcing. En het geeft kwantumkortingen. Soms wel meer dan 50%.
Een van de belangrijkste redenen die ik ken is micromanagement. Wij willen dan graag alles controleren. Anecdotisch, maar waar gebeurd: voor je het weet zitten er 27 bloemisten, 12 pasteibakkers, en 8 verschillende pizzabezorgers in je systeem.
En nog 300+ leveranciers in die categorie. Alleen omdat het management vindt dat we dat soort aankopen niet buiten het systeem om mogen afhandelen. Waar is toch die mooie 'kleine kas' gebleven?
Bang voor fraude waarschijnlijk. Ik ben tegen fraude. Iemand die een taart thuis laat bezorgen tot persoonlijk voordeel: meteen ontslaan, want deze mensen hebben een fatale invloed op bedrijfsethiek en -cultuur. Maar zijn geen rechtvaardiging voor micromanagement.
Ik heb lang moeite gehad met het aantal leveranciers te reduceren. Tot ik mijn 'formule' bedacht. Steeds voorbehouden aan mijn klanten. Maar nu ook voor U. Trek de wortel uit het aantal leveranciers.
De uitkomst is het aantal waarmee u verder gaat. Geen flauwiteiten over een reductie met 10, 20, of 30%. Gewoon de wortel trekken: 1600 leveranciers worden er 40. Misschien komt u iets hoger uit, maar het zal niet veel zijn.
Creativiteit en het mogen slopen van geplogenheden en heilige huisjes zullen leiden tot een verrassend resultaat.
Eric Rensen van BraintainEr adviseert organisaties waarvoor techniek belangrijk is. Hij is gespecialiseerd in onderhoudsmanagement, asset management en productiviteitsverhoging.
