ENGINEERINGNET.BE - Vaak is het noodzakelijk een aangetekende brief te versturen. Naar een klant die niet betaalt, bijvoorbeeld. Of je wilt een verkoper/leverancier voor een slechte levering in gebreke stellen.
Je aangetekende brief wordt bij de bestemmeling aangeboden en moet door hem of haar afgetekend worden. Vaak lukt dat niet en de postbode neemt de aangetekende zending terug mee naar het postkantoor waar hij dan later nog kan worden afgehaald.
Ook voor diegene die de aangetekende brief verzendt, is het een hele rompslomp om de brief ‘ter plaatse’ te krijgen. Daarom werd er al geruime tijd gewerkt aan een efficiëntere aanpak: de mogelijkheid om een aangetekende brief per e-mail te versturen!
Midden 2016 kwam er dan een wet die bepaalt dat elektronische documenten dezelfde waarde krijgen als gewone papieren documenten. Sindsdien worden een aantal ‘elektronische vertrouwensdiensten’ juridisch erkend.
Zo’n ‘vertrouwensdienst’ is een elektronische dienst voor het aanmaken, verifiëren en valideren van elektronische handtekeningen, voor elektronisch aangetekende bezorging,… Deze dienst wordt gewoonlijk tegen betaling verricht.
De wet maakt een onderscheid tussen ‘gekwalificeerde’ en ‘niet-gekwalificeerde’ diensten. ‘Gekwalificeerde’ diensten krijgen een EU vertrouwensmerk. Zij moeten aan een aantal eisen voldoen. Ze moeten de identificatie van de afzender én de bestemmeling met een hoge vertrouwensgraad kunnen garanderen, bijvoorbeeld.
Dat betekent dat wanneer een dergelijke ‘gekwalificeerde dienst’ een aangetekende brief verzendt, er nooit bewezen moet worden dat het gaat om het verzenden van een origineel document. De verzender hoeft hier niets meer te bewijzen. Het is de ontvanger van de brief die het tegendeel moet bewijzen, wat in de praktijk zeker niet gemakkelijk zal zijn.
Gebeurt de verzending echter door een ‘niet gekwalificeerde dienst’, dan geniet deze zending niet dit vermoeden van conformiteit indien zich later problemen voordoen!
Hoe gaat dit nu precies in zijn werk?
Bij een compleet ‘elektronische aangetekende verzending’ gebeurt de dienst volledig via het internet. In dit geval loopt dus zowel het versturen als het ontvangen via e-mail en heeft dit alles ook een volledig juridische waarde.
Maar opgepast!
De ontvanger van de elektronisch aangetekende zending (klant/leverancier) moet dan wel akkoord gaan met deze manier van verzenden! Daarom is het voor zelfstandigen/bedrijven raadzaam om in hun algemene voorwaarden een clausule op te nemen waaruit duidelijk blijkt dat de klanten deze digitale communicatie accepteren.
Daarnaast bestaat ook de ‘hybride elektronische aangetekende zending’. Hier wordt de aangetekende brief wel verstuurd via het internet maar de ontvanger ontvangt toch nog een papieren versie. Bij deze vorm van aangetekende zending moet de ontvanger geen voorafgaand akkoord geven.
Opnieuw opgepast!
Niemand kan verplicht worden om een aangetekende zending te versturen of te ontvangen via digitale weg! Het gaat slechts om een mogelijkheid. Alleen indien de betrokken partijen dit effectief zijn overeengekomen, zullen zij zich daar wel moeten aan houden!
Wat kan men nog verwachten?
Om deze elektronische aangetekende verzendingen mogelijk te maken, moeten er gekwalificeerde dienstverleners zijn die deze diensten aanbieden. Op dit ogenblik bestaat er één dergelijke dienst, namelijk Ipex, die zijn diensten alleen aanbiedt voor bedrijven en niet voor particulieren.
Het is echter wel te verwachten dat er de komende maanden nog andere spelers op de markt zullen komen om deze diensten aan te bieden.
Door Solange Tastenoye, Zelfstandig Juriste
