In theorie
Kort samengevat komt het erop neer dat een efficiënt beheer van de toeleveringsketen bedrijven enorme besparingen kan opleveren. Dat kan alleen als alle schakels in de keten meewerken, wat in de praktijk een hele opgave is. Idealiter zouden alle leveranciers – in overleg met standaardenorganisatie GS1 – hun leveringen standaard moeten voorzien van de juiste codes en labels. Individuele afspraken tussen leveranciers en retailers moeten tot het verleden gaan behoren.
Leveranciers moeten standaard al hun leveringen voorzien van een label met SSCC-code, en de levering aankondigen met een GS1-verzendbericht. Dat voorkomt heel veel problemen bij de effectieve ophaling of levering van de goederen, en zorgt voor een enorme tijdswinst. Ook voor de facturatie zijn er heel wat voordelen. Bovendien wordt tracking en tracing veel makkelijker gemaakt, waardoor er steeds een zicht is op de status van een levering.
In praktijk
Voor veel bedrijven klinkt bovenstaande als muziek in de oren, maar ligt de lat te hoog om ook daadwerkelijk op deze manier te gaan werken. Een tijdje geleden maakte vleeswarenproducent Bauwens Meat, een klant van PHI DATA, dezelfde situatie mee: om te kunnen voldoen aan de vereisten van sommige retailers, moesten ze hun supply chain gaan standaardiseren. Maar hoe begin je aan zoiets?
Voor de uitvoering van het leverproces maakt het bedrijf gebruik van verschillende GS1-standaarden.Zo ontvangen ze bijvoorbeeld van Delhaize, voor wie het systeem bij Bauwens initieel door PHI DATA werd opgezet, de orders via EDI. Vanuit dit order wordt de productie aangestuurd en worden er GS1-128 labels afgedrukt voor elk klaargemaakt palet. Dit label bevat een uniek paletnummer (SSCC) dat als basis dient voor elke verdere traceerbaarheid en dat verder alle nuttige product- en leverinformatie bevat.
De leveringen aan Delhaize gebeuren in standaard kratten, die ook elk voorzien zijn van een uniek nummer (GRAI). Voor elk van deze kratten drukt een weegschaal een label af met het gewicht in barcode. Wanneer de kratten op een palet gestapeld worden, scant men het kratnummer en het gewicht, evenals de SSCC-code van het palet. Op die manier kan aan Delhaize een gedetailleerde elektronische levernota (Despatch Advice) bezorgd worden, die voor elk palet de precieze samenstelling aangeeft. Tenslotte wordt op basis van de levernota een factuur aangemaakt die vanuit het ERP-systeem van Bauwens elektronisch verstuurd wordt (INVOIC). Op die manier wordt de 3WAY MATCH EDI-cyclus afgerond.
Het grote voordeel van deze gestandaardiseerde manier van werken is dat het bedrijf constant op de hoogte is over de leveringen en daar veel efficiënter mee kan omspringen. Daarnaast verloopt de facturatie automatisch, wat ook weer veel tijdswinst met zich meebrengt.
Een droomscenario, waar in de toekomst alle bedrijven naartoe zouden moeten.
Zie ook Uniforme palletlabels enorme winst als iedereen meewerkt.
Naar de blog van dit bedrijf.
Externe website: www.phidata.be
