Download het artikel in 
ENGINEERINGNET - “Als beiden bewust zijn van elkaars belang in de relatie realiseert het prestatiecontract de gemeenschappelijke doelen”, zegt dr. Johan Kaelen, deskundige in Performance Based Contracting.
Het uitbesteden van onderhoud mislukt wanneer prestaties niet goed gedefinieerd zijn, wanneer het opdrachtgever en -uitvoerder ontbreekt aan ‘gemeenschappelijkheid’ en bij ongelijke relaties. Daardoor staan beiden ‘tegenover’ elkaar in de plaats van ‘met’ elkaar om gemeenschappelijke doelen te bepalen en te realiseren. Kaelens uitbestedingsmodel heeft dan ook meer met mensen te maken dan met onderhoudsmodellen.
Een onderhoudscontractor laat zich veelal per uur, per opdracht of per handeling betalen en heeft dan ook geen belang bij een snel uitvoeren van de werken. Ondertussen wil de opdrachtgever alleen maximaal over zijn machines en installaties beschikken.
“Bedrijven die werken met een onderhoudsbudget weten niet wat onderhoud is. Spreek een bepaalde beschikbaarheid af en laat het onderhoudsbedrijf uitzoeken hoe het die haalt”, suggereert Kaelen. Dat kietelt de verbeelding en spoort het onderhoudsbedrijf aan te innoveren waardoor het er zelf beter van wordt, maar ook de klant.
Delen van voor- en nadelen
Het prestatiecontract bevat incentives en stimulansen voor de medecontractant wat concessies van de opdrachtgever vergt. Er moet ook vertrouwen zijn. “Als er onverwachte zaken gebeuren, moet dat de win-win relatie in stand houden.”
Bij prijsoverschrijdingen, bijvoorbeeld wegens overmacht, zullen lasten gedeeld worden. Anderzijds zullen de partijen ook voordelen delen. Zo kan de opdrachtgever bijvoorbeeld delen in de winst als het onderhoud minder gaat kosten.
“De incentives gaan beide kanten op. Dat zijn heel stimulerende contracten opdat iedereen ‘happy’ blijft. Je krijgt een switch van het korte termijn ‘maximaal eruit halen’ naar het bereiken van een gemeenschappelijk doel op langere termijn.”
De uitdaging: jarenlange relaties, die op wantrouwen bouwden, ombuigen naar vertrouwen in alle lagen van de organisatie, van laag naar hoog. “Zo’n relatie betekent een hele investering en lukt enkel bij langjarige contracten.” Om hick-ups te voorkomen worden die langlopende contracten regelmatig herbekeken zodat de win-win behouden blijft.
Sprinkhanenploegen
Kaelen heeft jaren ervaring in de luchtvaart. “Een conservatieve sector die voorop loopt.” Bij budget-liners krijgt de onderhoudsdienst betaald volgens het aantal vlieguren die gemaakt worden. Daarin zit de winst.
“Het is de ultieme vorm van prestatiecontract. Opdrachtgever en opdrachtnemer hebben er belang bij dat het toestel zoveel mogelijk vlieguren maakt.” Een vliegtuig in de hangar brengt niet op.
“Als je de intervallen tussen inspectiebeurten oprekt, kan je vlieguren winnen. Dat levert win-win.” Je ziet er dan ook vaker ‘repair by replacement’. Om het aantal ingrepen te minimaliseren, laat je onderdelen synchroon verlopen.
“Vervang je het ene, dan ook het andere.” Er is veel minder preventief onderhoud en meer ‘condition based maintenance’. Op de display verschijnen boodschappen over alle essentiële apparaten. Bij een foutmelding, wordt de component vervangen op locatie.
“Sprinkhanenploegen rukken wereldwijd uit om onderdelen te vervangen. Hetzelfde principe geldt trouwens ook voor industriële installaties. Productie- en onderhoudsmanager moeten er aan één zeel trekken.”
Maintenance moet eigen tempeltje afbreken
Prestatiecontracten brengen een cultuurverandering mee waarbij beide partijen streven naar het realiseren van de doelstellingen van de opdrachtgever. Dat stimuleert de opdrachtnemer om innovatief bij te dragen tot de resultaten van de opdrachtgever.
“De onderhoudssector moet van onderhoud als ‘doel’ naar ‘middel’ om een optimale beschikbaarheid en levensduur te garanderen. Je moet eigenlijk naar zo weinig mogelijk onderhoud.” Daarmee zet de opdrachtnemer zichzelf toch buiten spel?
“Onderhoudsmensen zijn cruciaal in het proces maar moeten zich realiseren wat hun rol is. Anderzijds kunnen ze met prestatiecontracten de eigen toegevoegde waarde kwantificeren.” Wat is de winst als je de beschikbaarheid van een machine met x procent omhoog haalt?
“Zo hoeft onderhoud haar positie niet continu te verdedigen. Als dat lukt schuift maintenance op in de richting van ‘asset management’.”
De weg daarheen is het afbouwen van preventief onderhoud en kiezen voor condition based maintenance en innovaties die de beschikbaarheid doen toenemen. “Je bent wel je eigen tempeltje aan het afbreken en je hebt ook andere mensen nodig”, waarschuwt Kaelen.
“Het vergt systeemdeskundigen die begrijpen hoe productiemiddelen in mekaar zitten. Systeem- en proceskennis, dus. Je hebt hoogwaardiger mensen nodig maar minder.”
Door Luc De Smet, Maintenance Magazine
Kader 1: Bouwer én onderhouder
Onlangs sloot Siemens als treinbouwer tegelijk onderhoudscontracten af voor de levenslange maintenance van zijn treinen. “Die treinen zijn dan ook zo onderhoudsvriendelijk gebouwd dat de fabrikant zich tot levenslange contracten durft verbinden.”
Omgekeerd, maakt dit type onderhoudscontract de fabrikant ‘eager’ om onderhoudsvriendelijk te bouwen. Kaelen geeft ook het voorbeeld van het reuzenrad in Beijing. “Bouw en onderhoud zijn één contract, goed voor tien jaar onderhoud voor een vaste prijs.”
De Braziliaanse vliegtuigbouwer Embraer probeert naast het toestel ook het onderhoud te leveren. Kaelen: “Je betaalt per vlieguur voor het toestel. Van bij de start wordt met onderhoud rekening gehouden.”
Kader 2: Vlak speeldveld
Op seminars verdeelt Johan Kaelen van KD Innovatief Advies de aanwezigen in twee groepen: opdrachtgevers en opdrachtnemers. Elk leeft zich in de rol in, definieert de eigen belangen en lijst op wat veilig te stellen.
“Beide gaan voor maximale winst en eisen die haaks tegenover die van de ander staan. Maar zet ze bij mekaar en laat ze nadenken over elkaars belangen en KPI’s die voor beiden acceptabel zijn.”
Deelnemers kennen een aha-erlebnis. Ze zien de logica in van de nieuwe relatie, maar wijzen dan naar ‘onze contractmanagers’ en ‘ja maar, onze juristen moeten er het maximum uit halen’.
“Vaak ziet de opdrachtgever zich als de dominante partij. Precies dat leidt tot een slechtere deal omdat je met een verstoorde relatie begint”, aldus Kaelen die pleit voor een ‘vlak speelveld’ van bij de start.
