Download het artikel in 
ENGINEERINGNET.BE -Bij het Materials R&D Center Materia Nova in Bergen is tien jaar geleden gekozen voor een 'participatief bestuur'. Men spreekt er ook van ‘sociocratie’. De weg verliep soms wel wat hobbelig. “Het werkt goed maar we moeten steeds op onze hoede zijn”, getuigt Human Resources Director Marylise Ledouble.
Materia Nova werd in 2000 opgericht door de universiteit van Bergen. Er is nog steeds een sterke link. Hier kunnen bedrijven op kleine schaal nieuwe materialen laten ontwerpen en testen vooraleer ze zelf te implementeren. Bovendien specialiseerde Materia Nova zich in oppervlaktebehandeling via de dochteronderneming IONICS. Anderzijds leggen specialisten zich toe op nanomaterialen, via een andere spin-off NANO4.
Bij Materia Nova zijn een honderdtal, vooral hoogopgeleide experts aan de slag. Tot voor 2010 werkten die op verschillende departementen die autonoom werkten. “Binnen die verschillende afdelingen en labo's heerste ook een andere cultuur en waren er andere regels. Dat zorgde voor verwarring bij onder meer universiteitsprofessoren die met de diverse afdelingen moesten samenwerken. Die hadden zelfs een apart spiegellaboratorium aan de universiteit opgericht”, schetst Ledouble de oude werksituatie.
Daar kwam zo'n tien jaar geleden verandering in toen Materia Nova de kans kreeg om het ISO 14001-certificaat in de wacht te slepen. “We hadden de opportuniteit om een milieumanagement te installeren omdat we al actief werkten rond bioplastic en hoe daarmee de impact op de omgeving kon worden verlaagd. We kregen daarvoor groen licht van de directeur-generaal op voorwaarde dat dit zou gebeuren door een team vrijwilligers waarin alle departementen waren vertegenwoordigd. In het team van vijftien personen hadden we een goed evenwicht gevonden. Het functioneerde heel erg performant. Het ISO 14001-certificaat werd dan ook met succes behaald in vier maanden tijd.”
Cirkels zijn kleine parlementen
Uit de debriefing bleek dat deze ‘collectieve intelligentie’ goed werkte. Daarom werd voorgesteld om dit ook voor andere thema's in te zetten. Hiervoor werden dan andere vrijwilligers, bijvoorbeeld inzake veiligheid, bijeengebracht. Zo ontstonden er mettertijd zes ‘cirkels' met 10 tot 15 medewerkers/deelnemers. De centrale cirkel (het ecoteam) vormt de link tussen de vijf andere: interne en externe communicatie, veiligheid op het werk, effectiviteit in de labo's, welzijn op het werk en beheer van de uitrusting. “Eigenlijk zijn het allemaal kleine parlementen die beslissingen nemen op hun vakgebied.”
De vorming van die zes cirkels op zich was niet voldoende om te komen tot een vlot werkend 'participatief bestuur'. “De eerste twee jaren waren verschrikkelijk”, bekent de Human Resources Director. “Er was veel chaos en men ging erg intuïtief te werk. Ik was zelf actief in de cirkel veiligheid. Er was veel discussie. De communicatie liep mank. De grootste fout was dat er toen geen regels waren afgesproken voor de werking van die cirkels. Het is de bedoeling dat wie deel uitmaakt van zo'n cirkel ook écht meewerkt. Dat vergt trouwens 5 tot 10 procent van je tijd. Er moest dus ook een evenwicht gevonden worden met het eigenlijke werk van de deelnemers.”
Werking monitoren
Anno 2019 kan Marylise Ledouble wel zeggen dat het systeem goed werkt. “De cirkels zijn goed ingebed in de bedrijfscultuur. Er is geen weg terug, maar dat willen we ook niet. Communicatie blijft belangrijk en de sleutelprocedure moet regelmatig geëvalueerd worden. Maar alle cirkels behouden wel hun autonomie.
Een andere zorg is nu vooral dat wie deel uitmaakt van zo'n cirkel ook echt wel verantwoordelijkheid moet nemen. In die cirkel neem je mee beslissingen die je moet verdedigen bij de collega's op je eigen departement. Het gaat niet op om, wanneer het er op aankomt de verantwoordelijkheid van een beslissing af te schuiven op de cirkel. Deelnemers moeten zelf volledig mee achter hun beslissingen staan naar de andere medewerkers toe.”
Bij Materia Nova werken allemaal hoogopgeleide personen die in een bepaalde expertise onderlegd zijn. Volgens Ledouble is echter iedereen in staat om zo'n verantwoordelijkheid te dragen. Wel ziet ze nog een taak weggelegd voor het onderwijs om o.a. mondiger, communicatiever mensen op te leiden. “We hebben ook meer mensen nodig die in staat zijn om zelf iets ter hand te nemen en minder uitvoerder zijn.” M.a.w. trekkers en niet alleen volgers.
Een geslaagd voorbeeld
Of ze het systeem van 'participatief bestuur' zou aanraden aan andere bedrijven? “Zeker, maar dan vooral bij bedrijven met een lange termijnvisie. Het vergt immers tijd om een dergelijk participatief systeem te implementeren. Het draait immers op vertrouwen. Het is geen systeem van controle, al behoudt de directeur-generaal wel een helikopterzicht. De grote kracht van het systeem bestaat erin dat die de moeilijke beslissingen niet alleen neemt, maar zich laat leiden door de beslissingen van de verschillende cirkels.”
Ledouble ziet bij Materia Nova nog een ander groot voordeel. Het bedrijf kent quasi geen uitvallen door burn-outs. Of het een remedie is voor dit groot hedendaags probleem, wil ze niet gezegd hebben. “Het is moeilijk te zeggen. Er zijn ook geen statistische bewijzen van. Elke twee jaar worden er nieuwe vrijwillige deelnemers in de cirkels verkozen. Zo krijgt iedereen de kans om deel te nemen. Maar op deze manier voelt ieder zich ook wel gerespecteerd. Iedereen is immers in staat om beslissingen te nemen. Het heeft dus zeker een positief effect op het gevoel van eigenwaarde van de medewerker binnen de job en het bedrijf.”
Andere bedrijven komen intussen hun licht opsteken bij Materia Nova. “Op colloquia inspireren bedrijven elkaar, maar heel wat bedrijven zien in het participatieve bestuur bij Materia Nova een geslaagd voorbeeld.”
Door Elke Lamens
