Download het artikel in 
Maar op de Total-site in Schoten moeten de kosten voor het onderhoud ook nog eens tussen twee verschillende firma’s worden verdeeld. Complexiteit troef dus. Vandaar dat er al heel wat jaren geleden werd gestart met de investering in een automatische ondersteuning van de onderhoudsdienst, labo en IT.
De Total-site in Schoten was origineel de fabriek van Elf waar smeeroliën en koelvloeistoffen werden gemaakt. Omdat Texaco geen eigen productie van koelvloeistoffen in Europa had, vroeg ze Elf in 1998 om een joint-venture aan te gaan die ‘Arteco’ werd gedoopt. In de daaropvolgende jaren smolt Elf samen met Total en Fina, waarna onder de naam ‘Total’ werd verdergegaan. Texaco van haar kant veranderde in Chevron. Frank Beckers, Plant Engineering Manager: «Omdat de business sterk groeide, kregen we hier met plaatstekort te kampen, waardoor werd beslist om de productie van smeeroliën naar de Total-fabrieken in Ertvelde en het Franse Rouen over te hevelen. Op die manier kregen we in Schoten terug wat ademruimte. Intussen werd de joint-venture met twintig jaar verlengd, is het klantenbestand over de hele wereld verspreid, en zijn we tot marktleider in Europa uitgegroeid.»
Nood aan integratie
Door deze hele geschiedenis is het beheer van het onderhoud op deze site enigszins complex geworden. Er zijn immers assets die eigendom van Total zijn, terwijl andere dan weer tot de joint-venture behoren. Vandaar dat voor alle aankopen van wisselstukken moet worden nagegaan welk bedrijf de bestelling moet plaatsen. Ook staat de onderhoudsploeg op de payroll van Total, maar werkt ze in onderaanneming eveneens voor Arteco. Wanneer ze ingrepen aan de assets van de joint-venture uitvoert, moeten deze dus worden gefactureerd.
Fons Van Dyck, Supervisor Equipment & Maintenance: «Daarbovenop komt nog dat het risicovolle karakter van onze activiteit. Niet alleen moeten we voldoende predictief en preventief onderhoud uitvoeren om de veiligheid van onze werknemers en de omgeving te waarborgen. Ook gaan veel ingrepen met vergunningen gepaard. Niettemin moeten we het met een erg kleine ploeg stellen: slechts vijf van de 56 personeelsleden in Schoten behoren tot de divisie maintenance. Vandaar dat we al heel vroeg met de automatisering van het onderhoudsbeheer zijn gestart. Enkel op die manier konden we vanuit ons departement de snelle groei van Arteco volgen. Het ging grotendeels over Exell-sheets, onze Access-database, enkele aangekochte kleine pakketjes en PDA’s. Alleen waren al die oplossingen niet geïntegreerd, waardoor we flink wat tijd verloren aan het overladen en opzoeken van gegevens. Vandaar dat we in 2009 hebben besloten om te investeren in een echt maintenance beheerpakket.»
Kosten toewijzen
Na een grondige marktanalyse viel de keuze uiteindelijk op ‘Ultimo’. Frank Beckers: «Quasi alles wat wij al hadden geautomatiseerd, was in de basisfunctionaliteit van dit pakket voorzien. Een groot voordeel was dat het nieuwe pakket in staat was om automatisch de kostenposten aan de juiste firma toe te wijzen. Maar daarnaast bood het extra functionaliteit die we goed konden gebruiken: het beheer van de magazijnen, de onderhoudscontracten, de opleidingscertificaten, de calibraties, de projecten, de KPI’s, ... Tevens beloofde de aanbieder ons om de PDA-mogelijkheden, inclusief barcodescanning, verder uit te breiden met een online toepassing. Daarvoor ligt nu een voorstel op tafel. We gaan er dus van uit dat we binnenkort opnieuw met onze PDA’s zullen kunnen werken. Het feit dat de oplossing online zal functioneren, zal een enorme vooruitgang zijn. We zullen immers geen tijd meer moeten verliezen met up- en downloaden. En de techniekers zullen nog sneller en efficiënter kunnen ingrijpen wanneer er zich correctief onderhoud voordoet.»
Alle functionaliteit uitpluizen...
Sinds begin 2010 is de software bij Total/Arteco operationeel. Fons Van Dyck: «We hebben ons in het eerste jaar vooral op de opbouw van de database geconcentreerd: het inbrengen van alle mogelijke informatie over gebouwen, installaties, materialen, werktuigen, soorten jobs, magazijnartikels, personeelsleden, leveranciers, onderhoudscontracten, checklijsten, keuringen en vergunningen, CAD-tekeningen, manuals, ...
Omdat we met enkele grote investeringsprojecten zaten, hebben we het gebruik van de software lange tijd tot de basisfunctionaliteit beperkt: het opmaken en doorgeven van de werkplanning, het afmelden van uitgevoerde jobs, het beheer van het magazijn/opleidingen/contracten, het plaatsen van bestellingen, het uitstippelen van controleroutes,... Maar doordat de database alsmaar completer werd, kunnen onze technici ook steeds meer met het pakket.
Zo worden nu alle benodigde documenten inzake vergunningen automatisch aangevraagd en afgedrukt, hebben de mensen directe toegang tot alle informatie die voor het uitvoeren van de job nodig is - zoals handleidingen, veiligheidsvoorschriften, leveranciergegevens etc - is de projectopvolging nu eveneens geïntegreerd. Sinds enkele maanden zijn we ook bezig met het uitpluizen van alle andere mogelijkheden. We spreken hierbij vooral van rapporteringen, bijvoorbeeld over het aantal openstaande en afgewerkte jobs, het rendement per technieker, de kostenverdeling per afdeling, het verbruik van PBM’s, allerlei KPI’s,...
Maar daarnaast zijn we ook bezig met het lanceren van een webgebaseerde toegang tot het pakket. Binnen enkele maanden willen we zover staan dat technische mankementen niet meer telefonisch worden doorgegeven, maar door alle afdelingen via deze tool direct in het pakket worden ingebracht.»
Een ‘gedeeld’ pakket...
Speciaal aan deze case is dat niet enkel de onderhoudsdienst de onderhoudssoftware gebruikt. Het pakket wordt immers ook door het IT-departement - die zich op dezelfde site bevindt - toegepast. Frank Beckers: «Ook deze dienst was op zoek naar een manier om haar materialen en taken te beheren. Omdat de software zich daartoe leent, was het onnodig om in een aparte oplossing voor IT te investeren. Een groot voordeel is dat het pakket toelaat om een kennisboom op te bouwen: een soort van database van reeds gevonden oplossingen voor problemen.
Op die manier kunnen de gebruikers eerst nagaan of ze zelf een antwoord op hun vraag vinden vooraleer de IT-dienst te contacteren. Tenslotte wordt de software ook door ons laboratorium aangewend, en dit voornamelijk voor de aanmaak van controlelooproutes en checklijsten om de kalibratie van labo- en productietoestellen beter te kunnen opvolgen.»
door Els Jonckheere, Maintenance Magazine
