ENGINEERINGNET - Het is zaterdag. Een glimmend zwarte limousine parkeert op de stoep bij de bakker. Dat mag niet. In de wagen 5 kleine hockey-meisjes.
De bestuurder stapt uit, loopt gehaast de winkel in, en vraagt om een zak krentenbollen. De meiden moeten naar een wedstrijd en ze zijn laat.
Ik sta in de lange rij te wachten tot ik aan de beurt ben. Ik zie mensen denken: «hij moet achter aansluiten». Er is ook een klant die dat zegt.
«Asociale patser»
Zo'n fout geparkeerde limo helpt niet echt om mensen inschikkelijker te maken. Ik kijk. Het is Ruud, een goede vriend. Geslaagd zakenman, en een zachtaardig en beleefd mens.
In zijn weinige vrije tijd altijd bezig met vrijwilligerswerk. Geen voordringer. Maar nu dus wel. Door zijn wanhoop en ontwapenende charme werd hij toch als eerste geholpen.
Later stond er een foto van de fout geparkeerde wagen in ons plaatselijk krantje met een zuur bijschriftje over asociale patsers die menen zich alles te kunnen permitteren.
Prioriteit is niet hetzelfde als urgentie
Urgentie zegt hoe snel we moeten starten met gevraagd werk. Werk met urgentie 0 betekent: onmiddellijk beginnen.
Urgentie 2 is werk dat gepland kan worden, en meestal wordt dan gevraagd een leverdatum te respecteren.
Prioriteit geeft de plaats aan in een wachtrij. Prioriteiten veranderen in de tijd, en dit is serieus bedoeld en geen grap over managers die hun medewerkers steeds weer vragen hun prioriteiten te herschikken.
U kunt zich voorstellen dat een planbare klus (urgentie 2) die uiterlijk over 8 weken klaar moet zijn, initieel niet zo'n hoge prioriteit heeft. Maar als er nog niets aan dat werk gedaan is, en de afgesproken leverdatum is morgen: tja, dan is de prioriteit van dat niet-urgente werk ineens heel hoog geworden.
Hopelijk apprecieert u het verschil tussen urgentie en prioriteit. U begrijpt ook wat Ruud gedaan heeft: hij creëerde een urgentie 0 situatie. Onze vrienden van Productie kennen deze truc ook.
En als er vaak misbruik van wordt gemaakt, is het voor onderhoud erg moeilijk om werk te plannen en leverdata te respecteren.
Planbaar werk
Het stellen van prioriteiten is lastig, maar er is theorie die de praktijk kan helpen. Voor planbaar werk moeten prioriteiten worden gesteld. Welke job eerst, welke daarna.
De planner maakt keuzes en creëert een soort wachtrij. De plaats in de rij is afhankelijk van de keuzes. Veel planners werken intuïtief of op ervaring. De theorie is helder: bij het stellen van prioriteiten willen we drie variabelen optimaliseren.
Het zijn: een zo kort mogelijke doorlooptijd van het werk, géén overschrijding van de afgesproken leverdatum, en last but not least een maximale benutting van de tijd van onze eigen technici, van de uitvoerende capaciteit.
Concessies doen
Het vervelende is dat we concessies moeten doen. Twee van de criteria optimaal? Het derde criterium zal er onder lijden. Een treffend voorbeeld tijdens een shutdown: voor werk op het kritieke pad moeten we kiezen voor de kortst mogelijke doorlooptijd en het absoluut aanhouden van de leverdatum (zelfs het uur waarop is dan belangrijk).
Maximale benutting van technici is daarmee onhaalbaar geworden. We zien dat ook in de praktijk, we zetten zelfs extra mensen op het werk. Voor het geval dat... Misschien hebben we ze niet nodig, en voeren ze tijdens de klus niets uit.
Ander voorbeeld: werk tijdens een shutdown dat níet op het kritieke pad ligt. Mijn cursisten geven na enig nadenken altijd het juiste antwoord. Ik zal het u daarom niet verklappen, ook u kunt dit. Hint: een kortst mogelijke doorlooptijd is nu niet zo belangrijk.
Juiste balans
Planners moeten voor elke klus steeds weer de juiste balans tussen de drie criteria vinden. Dat is een lastige job. Kijk eens naar het werkpakket van uw onderhoudsdienst, en maak uw eigen keuzes. Ik weet zeker dat u ervan zult leren, óók over het prioriteren van uw eigen werkzaamheden.
Eric Rensen van BraintainEr adviseert organisaties waarvoor techniek belangrijk is. Hij is gespecialiseerd in onderhouds-management, asset management en productiviteits-verhoging.
