DAF Trucks maakt complexe transportplanning transparanter

Complexiteit en maatwerk zijn de sleutelwoorden die de productielocaties van DAF Trucks in Westerlo, Eindhoven en Leyland kenmerken. Manager Logistic Innovations Janco Spiekhout rapporteert.

Trefwoorden: #DAF Trucks, #logistiek, #logistieke automatisering, #transportplanning

Lees verder

Magazine

Download het artikel in

ENGINEERINGNET.BE - In het omarmde Lean-gedachtengoed zit continu verbeteren in het DNA en dat leidde tot de aanschaf van twee nieuwe online platformen om de inbound- en outboundstromen te organiseren.

De goederenstromen foutloos organiseren op de Eindhovense productiesite van DAF Trucks is geen eenvoudige opgave. De site beslaat maar liefst ruim 1 miljoen vierkante meter. Met het oog op de groeiambitie van DAF, was het noodzakelijk het in eigen huis ontwikkelde Transport Management Systeem (TMS) verder te optimaliseren.

Manager Logistic Innovations Janco Spiekhout koos voor een combinatie van twee logistieke platformen: een eerste (Transporeon, redactie) dat verladers verbindt met onder meer vervoerders en chauffeurs door middel van Software-as-a-Service (SaaS), en een tweede (Ticontract, redactie) voor de tendering in het transport en het beheer van de vrachttarieven.

Via deze combinatie kan DAF een breed pakket aan activiteiten uitvoeren: van de transportplanning van de leveranciers tot de transportallocatie, en van executie tot uiteindelijk self-billing waarbij vooraf de transportkosten per rit eenduidig zijn vastgelegd en een binnenkomende factuur direct automatisch is te matchen en af te rekenen.

Volwaardig TMS: geen toegevoegde waarde
De zoektocht naar een TMS-achtig systeem leidde al snel tot de conclusie dat een volwaardig TMS, zeker door de bijzondere procesinrichting bij het bedrijf, niet zoveel zou toevoegen. Veel meer was er bij de producent de behoefte aan een online platform voor transportcommunicatie.

«De kosten van onze logistieke dienstverleners wilden we bij voorkeur met hetzelfde systeem afhandelen en het nieuwe systeem zou naadloos moeten kunnen communiceren met ons eigen systeem. De volumes en de complexiteit van de transportafhandeling namen duidelijk toe, het was tijd voor verandering», stelt Spiekhout.

Enkele honderden toeleveranciers leveren goederen aan vanaf locaties tot 1.500 kilometer afstand, veelal over de weg. De truckproducent heeft te maken met een inbound materiaalstroom van 70.000 verschillende onderdelen. Een truck kent namelijk duizenden assemblageonderdelen.

Er arriveren dan ook niet alleen grote hoeveelheden onderdelen, maar er moeten ook enorme aantallen standaard en speciale emballages worden geretourneerd. Voor het verwerken van deze stroom maakt de truckbouwer gebruik van meer dan 25 verschillende carriers die gemiddeld zo’n 1.400 transporten per week uitvoeren.

Alleen al op de Eindhovense vestiging zijn er 18 losadressen en het belangrijkste, het Centrale Onderdelen Magazijn, kent zo’n 60-70 aankomsten per dag.

Complexiteit en voldoen aan regelgeving
De complexiteit van het transportmanagement zit hem dus zowel in de grote aantallen goederen en leveranciers als in de gefinetunede productieoperatie. «Het is vrijwel onmogelijk om al deze stromen handmatig te beheren. De implementatie van de nieuwe platformen betekende daarom een enorme verandering in het werkpakket van het personeel en de planners. We hebben deze werkzaamheden eenvoudiger en volledig transparant kunnen maken».

De transportplanning aanpassen was ook om een andere reden noodzakelijk, stelt Spiekhout: «We dienen SOX-compliant te zijn. Dat betekent dat de persoon die de transporten plant niet dezelfde persoon mag zijn als degene die aangeeft dat het transport is uitgevoerd». Spiekhout geeft aan dat het ontwikkelen van deze scheiding van functies in het oude systeem is overwogen, maar dat het eenvoudiger was om dit mee te nemen bij de uitrol van de nieuwe platformen.

DAF Trucks zet het transportcommunicatieplatform in om inzicht te verkrijgen in de vervoersstromen op de productielocaties en onderweg, om de tijdslots bij de inkomende en uitgaande zendingen te beheren en om transportdata en -prestaties te verzamelen en te presenteren. In combinatie met het systeem voor het beheer van de tendering ontstaat vervolgens ook direct zicht op de kosten.

Spiekhout: «We kiezen carriers per gebied waarin ze sterk aanwezig zijn en we laten ze combineren met andere ladingen. Met deze insteek kunnen we de transportkosten laag houden en voorkomen we bovendien dat we onnodig veel aan detail-transportplanning doen. We zijn van mening dat dat niet onze taak is. Uiteraard beschikken we wel over gegevens om aan te sturen op efficiëntere combinaties, dus als we mogelijkheden zien om het transport slimmer te maken en kostenbesparingen te realiseren, dan doen we dat».

Alle transportdata in één overzicht
De overstap op beide nieuwe systemen heeft naar verluidt eveneens voor een betere integratie gezorgd van de transportverzoeken. En aanvullend ook hoe deze met behulp van EDI in het DAF-systeem lopen en vervolgens ondersteuning bieden bij het plannen van de ritten.

«Een carrier boekt nu, nadat we hem een transportverzoek hebben gestuurd, een slot. Wij weten vervolgens wat hij wanneer oppikt, zien het tarief direct in het systeem verschijnen en kunnen dit later automatisch vergelijken met de factuur die de vervoerder instuurt. We hebben bovendien één overzicht van alle sites, waar we eerder per vestiging apart data verzamelden. Omdat de facturen per vervoerder gebundeld binnenkomen en omdat een factuur direct juist is en automatisch is te matchen, hebben we ook de werkzaamheden in de factuurverwerking met een factor drie tot vier weten te reduceren».

Gezeur over wachturen en facturen behoort volgens Spiekhout tot het verleden. Alle bewegingen en bijhorende tijden zijn vastgelegd. «Wachturen kennen we eigenlijk nauwelijks nog». DAF Trucks heeft wat hem betreft zijn werking naar vervoerders toe duidelijk verbeterd. «We hebben als bedrijf de basis gelegd om beter met vervoerders samen te werken».

Een ander voordeel van de combinatie is de uitsplitsing van brandstofkosten in de afgesproken tarieven. De brandstofprijs verandert dagelijks en vervoerders brengen verhogingen of verlagingen in rekening. «Deze veranderingen kunnen effect hebben op gemaakte afspraken en tarieven. Het tarief dat we overeen gekomen zijn met een vervoerder is opgebouwd uit een aantal zaken.

Deze zaken willen wij bij voorkeur uitsplitsen naar klant, arbeidsloon, etc. We moeten met die onderdelen kunnen ‘spelen’, omdat het effect kan hebben op de manier van inkopen. Wanneer het brandstoftarief niet apart is gespecificeerd, krijg je gegarandeerd discussie over het totale tarief. Dat kunnen we zo voorkomen».

«Alleen ingrijpen bij uitzonderingen»
Over een treffende vergelijking tussen de oude en de nieuwe situatie hoeft Spiekhout niet lang na te denken: «Vergelijk het met iemand die de weg zoekt met een kaart op zijn schoot. Nu gebruiken we onze automatische navigatie die voorzien is van GPS.

Het voordeel is dat het systeem automatisch reageert en je alleen maar hoeft in te grijpen als iets niet goed dreigt te gaan. We hebben nu veel meer overzicht en het communicatieplatform helpt om de goederenstromen sneller te verwerken, wat ook de interne processen beïnvloedt».

Zo hebben transportplanners tijd om vooruit te kijken en behoort overwerken volgens de innovatiemanager tot het verleden.


(foto's: Trans-poreon)