ENGINEERINGNET.BE - Al vele jaren maken zij gebruik van Ultimo, waarmee zij in staat zijn om efficiënter te werken en tegelijkertijd de veiligheid op de werkvloer te verbeteren. Meinhard van der Laan (QESH Facilitator) en Erik Mulder (Group ICT Manager) vertellen ons exact hoe de software bij de fabrikant wordt ingezet en welke voordelen zij daarmee behalen.
Solidus Solutions
Met vier kartonfabrieken en nog eens vijf converterlocaties in België, Nederland en het Verenigd Koninkrijk, is Solidus Solutions het grootste geïntegreerde concern op het gebied van massiefkarton. In tegenstelling tot andere producenten van massiefkarton, levert Solidus een totaalconcept: zij fabriceren het karton niet alleen; bij de converterlocaties verwerken zij het tevens tot een verpakkingsproduct.
Hiermee zijn ze onderscheidend in de markt. Deze verpakkingsproducten worden vaak gebruikt voor kwetsbare producten zoals vlees, vis, gevogelte, groenten, fruit en bloemen, omdat massiefkarton zeer sterk is. Ook kan het karton, voor bijvoorbeeld de vlees- en visindustrie, vochtbestendig gemaakt worden door een vochtwerende laag aan te brengen, waardoor het gebruikt kan worden in vochtige en gekoelde omstandigheden.
Massiefkarton is een natuurproduct dat uitstekend gerecycled kan worden, waardoor Solidus Solutions ook een duurzaam productieproces heeft. In totaal werken ruim 1000 mensen voor de organisatie. Naast de fabrieken en converters, beschikt Solidus ook over diverse verkoopkantoren in onder andere Noorwegen en Frankrijk.
Safety first
Safety is altijd een belangrijk thema geweest binnen de organisatie. Men vindt het belangrijk om te registreren welke (bijna-)incidenten er zijn geweest, dat te analyseren en hier weer van te leren. In de eerste plaats natuurlijk om alle werknemers een veilige werkplek te kunnen bieden. Daarnaast is het van groot belang voor wet- en regelgeving.
Bovendien zorgen incidenten voor (ongeplande) stilstand van het machinepark, waardoor de optimale uptime niet kan worden gehaald. Dit moet zo veel mogelijk worden vermeden. “Het registreren van HSE-incidenten heeft dus om meerdere redenen prioriteit voor ons’’, vertelt Meinhard van der Laan.
Voor Solidus was Ultimo de logische plek om deze incidenten te beheren: “Onderhoud en safety hangen met elkaar samen: er gaat iets stuk, waardoor er een onveilige situatie ontstaat, of bepaalde onderhoudswerkzaamheden brengen een veiligheidsrisico met zich mee. Dit wil je met elkaar integreren, zodat dit centraal en voor iedereen inzichtelijk is.”
In samenwerking met de consultant van de leverancier is daarom een stukje maatwerk gerealiseerd, zodat Solidus in staat was de maintenance- en safetyprocessen met elkaar te integreren. Later heeft Ultimo, in samenwerking met een klantenpanel, een uitgebreide HSE-suite ontwikkeld, waardoor Solidus dus gebruik kon gaan maken van de standaard functionaliteit voor HSE-incidentenbeheer.
HSE-Incidentenbeheer
“Iedereen kan bij ons een HSE-incident melden. In de praktijk blijkt dat met name werknemers in de productie en technische dienst actieve melders zijn, omdat zij vanaf de werkvloer direct geconfronteerd worden met onveilige situaties of ongevallen.” Vervolgens moet elke melding worden gecategoriseerd, waarbij onderscheid gemaakt wordt in:
- Ongevallen met verzuim;
- Ongevallen zonder verzuim;
- Bijna ongevallen;
- Onveilige situaties;
- Milieu-incidenten;
- GMP-meldingen (meldingen met betrekking tot de voedselveiligheid);
- Schades.
Op basis van de categorie van de melding wordt bepaald welke prioriteit de melding heeft. Betreft het een ongeval met verzuim? Dan wordt de QESH Facilitator direct via Ultimo genotificeerd. In het asset management systeem is vervolgens een checklist gekoppeld, zodat er geen essentiële zaken worden vergeten: is de plantmanager gewaarschuwd? Is de HSE-manager gewaarschuwd? Is de arbeidsinspectie gebeld? Moet er nader onderzoek worden gestart?
Hierdoor kan de afhandeling van incidenten optimaal plaatsvinden en kan de informatie bovendien worden gebruikt om te analyseren, te verbeteren en uiteindelijk te voorkomen. Elke ochtend wordt er een uitdraai gemaakt vanuit het systeem en worden alle incidenten van de voorgaande dag besproken. Vervolgens worden deze incidenten weer getoetst in het weekoverleg (zorgoverleg), zodat de voortgang goed wordt bewaakt. Iedereen wordt uiteindelijk geïnformeerd over de incidenten.
Belangrijke vragen als ‘waarom ging het mis?’ en ‘wat kunnen we doen om het te voorkomen?’ worden daarbij beantwoord, met als doel de werkvloer voor de toekomst nog een stukje veiliger te maken. “Daarnaast organiseren we ook werkplekgesprekken. We spreken dan over HSE-aandachtsgebieden die op de werkplek van toepassing zijn en die in onze procedures staan. Ook het gebruik van Ultimo komt dan aan de orde, zodat we het melden in het systeem blijven stimuleren.”
Efficiëntie door integratie
Naast het hele veiligheidsvraagstuk, biedt de softwaretool ook brede ondersteuning op het gebied van onderhoud. Het volledige werkorderbeheer van de technische dienst (melden, voorbereiden en afhandelen) is in de software opgenomen.
“Doordat ook de onderhoudsprocessen met behulp van de software worden geborgd, kunnen we profiteren van de integratie tussen onderhoud en HSE. Vaak komt het voor dat onze monteurs bij het uitvoeren van hun onderhoudstaken geconfronteerd worden met een HSE-situatie. In dat geval kan er op een werkorder een vinkje worden gezet bij ‘veiligheid’.
Op die manier komt het incident bij de QESH Facilitator en HSE-manager terecht, die daar weer de opvolging van kunnen doen. Dit werkt heel efficiënt: gegevens hoeven niet meervoudig in verschillende systemen worden ingegeven. De gegevens van het oorspronkelijke werkorder worden één-op-één overgenomen, wat veel tijd scheelt.”
Ook de samenwerking tussen productie en technische dienst wordt daardoor enorm bevorderd. Deze samenwerking is belangrijk, omdat beide vakgroepen werkzaam zijn aan dezelfde installaties en gebouwen. Dit voordeel geldt ook in omgekeerde situaties, waarbij een HSE-incident resulteert in een werkorder voor de technische dienst.
Meer mogelijkheden
De integratie van maintenance en safety is een groot pluspunt, maar Ultimo wordt bij Solidus veel breder ingezet dan dat. Naast het werkorderbeheer, worden ook alle periodieke onderhoudsplanningen beheerd, waardoor het productieproces perfect kan worden afgestemd op de periodieke onderhoudsactiviteiten.
Ook de Jobplanner, waarmee werkorders efficiënt worden ingepland op basis van de beschikbaarheid van het personeel, wordt gebruikt. Op het gebied van voorraadbeheer en aankoop vervult de software eveneens een belangrijke rol. Alle magazijnen, voorraden, afschrijvingen en facturaties vinden centraal in Ultimo plaats.
Voor de facturatie is daarbij een tweezijdige interface gerealiseerd met het financiële systeem. Artikelen worden ingekocht via Ultimo, waarna deze worden doorgestuurd naar het financiële systeem. Als de factuur van het artikel binnen is, wordt deze weer weggeboekt in het financiële systeem en worden de gegevens automatisch teruggestuurd naar Ultimo.
Hierdoor wordt veel handmatig en dubbel werk uit handen genomen en blijft de administratie in beide systemen actueel. Dit gaat niet alleen om de technische aankopen (artikelen die besteld worden naar aanleiding van een werkorder), maar ook overige aankopen vinden op deze manier plaats, zoals: vliegreizen, auto’s en artikelen voor de IT-afdeling.
IT Service Management
Ook operationeel biedt de tool de nodige ondersteuning aan de IT-afdeling. IT-meldingen en aanvragen kunnen via Self Service worden doorgegeven, vervolgens vindt de afhandeling daarvan ook centraal in de software plaats.
Indien noodzakelijk, wordt een melding omgezet in een wijziging, bijvoorbeeld in het geval van een softwareaanpassing of een aanvraag voor een nieuwe laptop. ”De voortgang van meldingen kunnen we goed borgen. Ook kunnen we de approvals (en bijbehorende documenten) die nodig zijn voor sommige meldingen in het systeem vastleggen, wat weer noodzakelijk is voor audits.”
Toekomstplannen
Ondanks de brede toepassing van Ultimo binnen Solidus Solutions, blijven er nog voldoende wensen over. Eén van de essentiële wensen die de organisatie heeft is de multi currency. Als internationale organisatie, worden er kosten gemaakt in verschillende valuta.
Solidus Solutions is met de leverancier in overleg getreden hoe de software hier een passende oplossing voor kan realiseren. Andere wensen zijn bijvoorbeeld het mobiel werken met de software en de meertalige inzet.
“We blijven de applicatie verder door ontwikkelen. Dat is ook het grote voordeel van de software: alles kan in één systeem en de software is goed betaalbaar in vergelijking met andere pakketten.”
(Foto’s : Solidus Solutions)
door Anneloes Holstege, Ultimo Belgium bvba
Bericht van de redactie: dit is een ingezonden mededeling, die mogelijk niet vrij is van commerciële invloeden. De verantwoordelijkheid voor de verstrekte technische en andere gegevens berust volledig bij de vermelde leverancier of fabrikant.
