Als dat dan toch weer lukt en met de druk op de knop “send” de pennenvrucht naar de plaats van bestemming flitst, valt ook meteen de stress weer even weg en kan opgelucht ademgehaald worden tot de volgende actie.
Een beetje stress is niet verkeerd, wat onder andere wordt benadrukt met de opmerking “De druk op de ketel houden.” Maar hoe waar dat ook allemaal mag zijn, die stress, in welke mate dan ook, mag geen excuus zijn voor een gebrek aan inzicht in de werkstroom en de beschikbare capaciteit. Of anders gezegd een zwakke controle over de organisatie.
Enkele jaren geleden werd ik uitgenodigd bij ‘n bedrijf waar men sterke twijfels had over de kosten en efficiency van hun onderhoudsdienst. Mijn eerste, wat vreemde vraag in het interview was; waarom men eigenlijk een onderhoudsdienst had en het geheel niet uitbesteedde, wat toen nogal in de mode was.
De daarop volgende opsomming, door m’n gesprekspartner, van redenen waarom men voor een eigen TD had gekozen was bijzonder verhelderend. De beschikbaarheid en kennis van het proces en de installaties bleken daarbij het belangrijkste argument. Het punt efficiency en de daarmee nauw verwante kosten, bleken evenwel een knelpunt te blijven. Een reden om vervolgens een interview met het hoofd van de TD te arrangeren.
Nadat ik die eerst gevraagd had of hij bekend was met de twijfels die de bedrijfsleiding had over het functioneren van zijn afdeling, kreeg ik een overzicht van de activiteiten opgesomd. Vervolgens heb ik hem gevraagd of hij voor al die activiteiten wel voldoende personeel had, wat werd beaamd.
Waarop de vraag volgde of hij niet té veel personeel had. Een vraag die de gesprekssfeer enigszins deed bekoelen maar die ontkennend werd beantwoord. De volgende vraag was wat al die mensen voor taken hadden en waar hun prioriteiten lagen. Het antwoord was spontaan maar ook wat bizar.
Zijn mensen waren allemaal druk bezig, waarmee precies dat wist hij niet en waar de prioriteiten lagen evenmin, als er vanuit de productie een vraag om assistentie kwam, dan werd daar doorgaans vrij direct op ingespeeld.
Een planning bleek er niet te zijn, want zo was de verklaring daarvoor, storingen laten zich niet plannen en wat had je aan al dat papierwerk. Het motto was zoveel mogelijk ‘hands on tools.’ Klinkt aardig, maar geeft niet automatisch aan dat de zaak onder controle is.
Nadat ik gevraagd had of hij bekend was met de hoogte van het onderhoudsbudget, heb ik hem erop gewezen dat als vuistregel gesteld kan worden dat 30% van dat budget in de loonkosten zitten. Dat het dus niet echt verwonderlijk is dat de bedrijfsleiding twijfels heeft over het nuttig besteden van dat budget als men niet weet wat het personeel doet, waar de prioriteiten liggen en hoelang de terugkerende werkzaamheden duren.
In de daarop volgende periode is begonnen met het inventariseren en coderen op hoofdlijnen van het machinepark, het invoeren van een planningssysteem en tijdregistratie. Nadat dit resultaten begon op te leveren en acceptatie kreeg van de medewerkers, zagen zij zich nu wat meer als professional dan als ‘trouble shooter’.
Vervolgens werd een gebruiksvriendelijk computer beheerssysteem voor de TD aangeschaft, die het inzicht en de analyse mogelijkheden binnen handbereik brachten en het papierwerk reduceerde.
Het was een middengroot bedrijf waar we deze betrekkelijk korte verbeteractie konden realiseren op grond van basisvoorwaarden. Tot mijn verbazing heb ik in de loop der jaren bij verschillende bedrijven die qua grootte en omzet aanzienlijk groter waren, moeten constateren dat dit soort basis ingrediënten voor professioneel management afwezig waren.
Tijdregistratie wordt als antiek én onnodig beschouwd, maar betekent dan automatisch ook dat men géén inzicht krijgt, of heeft, in de duur en daarmee kosten van de werkzaamheden. Maar tevens dat er géén betrouwbare planningen gemaakt kunnen worden.
Voor een onderhoudsdienst, die beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de installaties moet garanderen, is dat een kwalijke zaak. Voor uitvoering van projecten, waar dit gebrek wordt gecompenseerd door lange en overbezette vergaderingen is dat rampzalig en verklaart uiteindelijk de extreme budgetoverschrijdingen in tijd en geld.
Kortom ook in 2012 én daarna zullen kennis van normtijden de basis blijven voor een goede planning en daarmee een efficiënte taakverdeling. Tijd kan namelijk niet worden opgespaard, geleend, belegd of gerecycled… <<
