Elke business professional heeft behoefte aan bevestiging, dat het goed gaat of net dat een verandering goed zou zijn. Professionele websites lijken momenteel weer gebeten te zijn door het benchmark-virus. De crisis zal daar wel voor iets tussenzitten. In dergelijke omstandigheden kun je je geen fouten permitteren.
Elke beslissing moet raak zijn. Wat er gebeurt binnen en buiten het eigen bedrijf is van ‘belangrijk’ nu ‘essentieel-existentieel’ geworden. Het toeval wordt zoveel mogelijk kansloos gemaakt. In deze context is benchmarking een krachtig wapen. Benchmarking helpt om een inschatting te maken van de eigen prestaties in vergelijking met anderen. Boeiend en leerzaam. Benchmarking is dus een zegen, maar kan ook een gevaarlijke vloek zijn.
Een stuk vloek heeft te maken met de input, de data. Elke benchmarkingstudie staat of valt met de accuraatheid en relevantie van het cijfermateriaal. Maar waar halen we de cijfers? En zijn die cijfers wel betrouwbaar? Ieder die al eens aan een benchmarkingoefening heeft meegedaan, weet hoe precair de data-kwestie is.
Er is een terughoudenheid in het delen van cijfers met derden, zeker als die derden directe concurrenten zijn. Het dataprobleem gaat verder: hoe kunnen wij er zeker van zijn dat onze ‘onderhoudskost’ precies dezelfde kostenposten dekt als bij de anderen in de benchmarkingoefening?
Het dataprobleem gaat jammer genoeg nog verder: zijn de data die opgevraagd worden wel ter beschikking? Er zijn maar weinig benchmarkstudies waar alle deelnemers alle opgevraagde cijfers zonder extra inspanningen uit hun computersysteem kunnen toveren.
Een ander stuk vloek gaat om de output, het gebruik van de benchmarkingresultaten. Het eerste gevaar slaat op het gebruik ervan als performantietargets. Vooral onervaren onderhoudsmanagers vallen nogal eens te prooi aan dit gevaar. Er wordt dan bv. zo sterk gefocust op kostreductie dat kwaliteit en duurzaamheid van het onderhoud uit het oog verloren wordt. Benchmarking kan helpen het heruitvinden van het wiel te voorkomen, maar hier loert er een tweede gevaar, het cut&paste gevaar. Het kan erg waardevol zijn om buiten de eigen organisatiegrenzen te kijken en te leren: best practices ontdekken en inzicht verwerven in waarom iets werkt in de eigen organisatie en niet bij anderen of omgekeerd.
Het blindelings kopiëren (cut&paste) van wat anderen doen is echter géén goed idee. Factoren als locatie en specifieke business context bepalen mee wat ‘ideale’ onderhoudspraktijken zijn. De sector ook een rol: een autofabriek zal allicht het meest leren van een andere autofabriek en een ziekenhuis van een ander ziekenhuis. Dat neemt niet weg dat een ziekenhuis niets kan leren van een autofabriek en omgekeerd: out-of-the-box thinking dus.
Industrieel toerisme is een ander reëel gevaar. Vooral bij webgebaseerde benchmarkingstudies, waarbij ‘iedereen’ kan deelnemen, loert dit gevaar. Industrieel toerisme ontstaat wanneer bedrijven die er eigenlijk nog niet echt klaar voor zijn, deelnemen aan benchmarkingstudies.
Het gaat om bedrijven zonder voldoend uitgewerkte onderhoudsstrategie. Ook hun software is nog niet rijp om het cijfermateriaal voor de benchmarking op te hoesten. Dus vult het bedrijf in kwestie ruwe schattingen in.
Het gaat niet om gefundeerde schattingen (‘educated guesses’), maar wel om gissingen (‘guessestimates’). De benchmarkingcijfers verliezen zo een flink stuk van hun waarde voor de andere deelnemers. Het bedrijf zelf allicht schade zal lijden door één van de eerder genoemde gevaren.
Ik zou willen afsluiten met een citaat van Albert Einstein, ideaal voor een column over vergelijken en benchmarken: ‘A question that sometimes drives me hazy: am I or are the others crazy?
