Download het artikel in 
ENGINEERINGNET.BE - Meer nog: het CMMS bleek na één jaar een onmisbare schakel te zijn geworden voor de onderhoudsdienst. Niet alleen de maintenanceprocessen worden in het systeem geborgd, maar ook op het gebied van safety vervult de software intussen een belangrijke rol.
De twee plants van Recticel maken onderdeel uit van een Belgische groep van meer dan 100 vestigingen, verspreid over zevenentwintig landen. Op beide plants worden hoogwaardige, duurzame isolatieproducten geproduceerd.
Dagelijks zorgen achttien onderhoudsmedewerkers ervoor dat installaties optimaal worden beheerd en stilstand tot een minimum wordt beperkt. Dit alles gebeurt op een werkwijze waarbij veiligheid hoog in het vaandel staat. «De Maintenance Management-software ondersteunt ons effectief bij alle facetten binnen de onderhoudsdienst», bevestigt Maintenance Officer Piet Gabriel.
Gebrek aan efficiëntie en inzicht
Voordat Recticel zich ging oriënteren op professionele maintenance software, werd er gebruik gemaakt van veel Acces- en Excelbestanden. Piet Gabriel: «Door het gebruik van de veel verschillende, niet gekoppelde bestanden, moesten zaken dubbel worden ingegeven, was er geen of geen correcte rapportage en waren werkzaamheden niet of nauwelijks traceerbaar.»
Om deze situatie te verbeteren, lanceerde het bedrijf een marktverkenning naar verschillende applicaties, met als doelstelling: ‘De veelvoud van bestaande applicaties en bestanden vervangen in één oplossing met behoud van de gewenste functionaliteit’. Na het in kaart brengen van de exacte behoeften en het afleggen van diverse referentiebezoeken, volgde een evaluatie van de diverse aangeboden systemen.
«Doorslaggevend voor deze keuze waren vooral de flexibiliteit van de software, de gebruiksvriendelijkheid, de rapportagemogelijkheden en het feit dat alle toepassingen mogelijk moesten zijn in één centrale applicatie.»
Zowel Maintenance als Safety
Het CMMS wordt vandaag ingezet ter ondersteuning van alle facetten van de onderhoudsdienst én voor diverse processen met betrekking tot het veiligheidsbeleid. Zo worden alle correctieve en preventieve onderhoudswerkzaamheden in het systeem geregistreerd met de bijbehorende werkorderstroom. Ook het vastleggen van contracten gebeurt in dezelfde applicatie, net als de borging van het wisselstukkenbeheer.
«Door middel van de software zijn wij nu inderdaad in staat om alle processen professioneel te borgen en te allen tijde inzicht te hebben in de status van werkzaamheden», bevestigt de Maintenance Officer. Met name op het gebied van veiligheid wordt het CMMS naar verluidt 'vooruitstrevend' ingezet. Een voorbeeld is de registratie van het risico-onderzoek. «Het vroegtijdig opsporen en verhelpen van risico’s is één van de peilers van ons veiligheidsbeleid», licht Gabriel toe.
«Als er binnen een afdeling risico’s worden vastgesteld, wordt er hiervan, op basis van de Kinney-methode, een onderzoek uitgevoerd en wordt er een classificatie aan het risico gekoppeld. Zo'n classificatie wordt bepaald aan de hand van ‘de waarschijnlijkheid’, ‘de mate van blootstelling’ en ‘de mogelijke gevolgen’. Aan de hand van de risicoclassificatie wordt vervolgens vastgesteld of er al dan niet actie moet worden ondernomen. Deze volledige workflow, inclusief de verbonden acties, is opgenomen in het systeem. Hierdoor zijn wij in staat om deze onderzoeken en de daaraan gekoppelde acties vlot en nauwkeurig op te volgen en op voorhand risico’s op te sporen.»
Ook voor de registratie van ongevallen- en milieu-incidenten zijn er workflows ingericht. Aan de hand van de uitgebreide rapportages kan men de incidenten analyseren, om vervolgens actie te ondernemen en het preventiebeleid bij te stellen waar nodig.
Indienstellingsverslagen
Naast dat de softwareapplicatie een volledige oplossing moest bieden op het gebied van Maintenance & Safety, was het vastleggen van 'Indienststellingsdossiers' belangrijk. De Belgische wetgever verplicht organisaties er namelijk toe voorafgaand aan de ingebruikname van elk arbeidsmiddel controles uit te voeren en deze zorgvuldig vast te leggen in een indienststellingsverslag. Een correcte registratie en tijdige uitvoering hiervan is dus van groot belang om te kunnen voldoen aan de wet- en regelgeving.
«Voorheen legden wij deze verslagen vast in diverse Excelbestanden, met als groot nadeel dat er geen link was met het maintenanceprogramma. Acties voortvloeiend uit deze onderzoeken werden wel uitgevoerd, maar waren nadien heel moeilijk traceerbaar. En soms werden er werkzaamheden te laat uitgevoerd, omdat ze over het hoofd waren gezien.
Iedere dienst moest in de verschillende dossiers gaan zoeken, om na te gaan welke zaken er precies gedaan moesten worden.» Door de link tussen de maintenance management software en de indienststellingsverslagen, kunnen nu systematisch alle verslagen worden afgewerkt en is er duidelijk zicht op dossiers die nog in behandeling zijn en machines die al zijn vrijgegeven.
Opmerkelijk: voor de ontwikkeling van de module Indienststellingen werkte Recticel samen met een panel van onder meer andere softwareklanten van de leverancier. Dat bleek een uitstekende methode die leidde tot een product dat goed aansluit bij de dagelijkse praktijk en de vraag vanuit de markt zelf. En waarbij dus iedereen gebaat is...
(foto's: Ultimo, Recticel)
door Anneloes Holstege, Ultimo Belgium
